Descubre Cómo Un Control De Inventarios Aligera Tu Carga De Trabajo

Control de Inventarios

En tu empresa eres el Ingeniero responsable de tener un buen control de la ubicación, estado, seguridad informática, uso de unidades y equipos de computo, no te preocupes más, porque en este articulo sabrás como hacer un Control de Inventarios eficaz y que te aligere la carga de trabajo.

Es normal que los Ingenieros tengan siempre mucho trabajo y es desgástate lidiar con el monitoreo constante del estado de los equipo de la empresa, por ello aquí te diremos como hacerlo de manera sencilla y las herramientas que pueden ayudarte.

¿Qué es un Inventario?

En términos amplios un inventario es el recuento detallado de los bienes, derechos y deudas que una persona o una entidad poseen a una fecha determinada. Es, en otras palabras, similar a tomar una fotografía del patrimonio.

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¿Cuál es la Finalidad de un inventario?

Se realiza con la finalidad de que podamos saber la cantidad de equipos con la que cuenta la organización o empresa y así poder hacerles y mantenimiento a todos los equipos en las diferentes oficinas de Institución.

Es importante también dicha un inventario actualizado para poder realizar planes de mantenimiento, ya sea preventivo o correctivo de una empresa y así poder aumentar la eficiencia y eficacia en el soporte tecnológico de los equipos.

En el siguiente vídeo te muestro como realizar un inventario de manera práctica y sencilla:

¿Cuál es la Importancia de un buen control de inventarios?

Ya sea que dirijas o seas parte del departamento de tecnología en una empresa o tengas una pequeña red doméstica, es importante saber qué hardware y software tienes en cada computadora que mantengas.

Un buen Control de Inventarios puede ayudarte a crear un historial de cada equipo, con la información de fecha de entrega, razón o motivo de la entrega, por ejemplo, para su uso, para reparación, para almacenamiento, etc., el Número y Fecha  del documento o nota de entrega que ampara la transacción, etc.

También permitirá saber el historial de cada Usuario, con la indicación de fechas, contraseñas de seguridad y notas de entrega con los equipos que se le entregaron o los que el usuario entregó,  lo que permite tener un inventario permanente con la información de donde está un determinado equipo, así como la historia de donde estuvo en todo momento, y con respecto al Usuario, que equipos ha tenido en su poder y los que tiene actualmente.

Inventario De Hardware

Documento formal en el que se detallan las características del hardware de una computadora.

  • Dimensiones
  • Modelo
  • Velocidad
  • Capacidad

Invetarios Hardwerd

Inventario De Software

Documento formal en el que se detallan las características del software de una computadora.

  • Nombre
  • Serial
  • Tipo De Software
  • Tipo De Licencia

 Invetarios Softwere

¿Cómo elaborar un Control de Inventarios?

Para realizar el inventario de los equipos se debe considerar los componentes de cada uno:

  • CPU
  • Monitor
  • Teclado
  • Mouse
  • Impresora / Escáner
  • UPS

Para planificar un mantenimiento se debe tomar primero como base el inventario actualizado

Paso 1

Identifica cuántos equipos tienes para la administración de inventarios. Si el número es relativamente pequeño (por ejemplo, una red doméstica con 3 o 4 equipos), puede ser más rentable utilizar una hoja de cálculo que comprar un programa de gestión de inventario, que proporciona características más necesarias para organizaciones que deben administrar un mayor número de computadoras.

Si este es tu caso puedes descargar una plantilla Excel que te será de gran utilidad

 Descárgala AQUÍ

Paso 2

Utiliza el programa de gestión de inventario u hoja de cálculo para crear un registro de control para cada computadora que incluya todas las piezas de hardware y software que deban mantenerse.

Agrega información que te facilite entender el estado actual de cada elemento (por ejemplo, números de etiqueta, fecha de compra, fecha de instalación -y su posterior actualización o eliminación-, el nombre de la persona que está utilizando el equipo o las licencias y la información de la versión o la fecha de la última reparación o servicio).

Paso 3

Fija etiquetas de activos al hardware que coincida con las entradas en los registros de control. Si el elemento es demasiado pequeño para ponerle una etiqueta, utiliza un rotulador permanente para escribir el número sobre el mismo.

Etiquetas

Paso 4

Audita y perfila las computadoras periódicamente para confirmar que el número de licencias compradas coincida con la cantidad de computadoras en las que cada programa de software esta instalado.

Paso 5

Revisa periódicamente los registros de control de inventario y re-perfila las computadoras para asegurarte de que los programas de actualización y mantenimiento de software se sigan correctamente y que el equipo se puede utilizar.

¡Importante!

Cuando pongas una computadora fuera de servicio por cualquier razón, no borres el registro de control. En cambio, haz una nota en la que conste que el equipo ha sido separado por reparación, rotura o extravío.

Software para inventarios

AIDA64

AIDA64 es una herramienta de diagnóstico del sistema. La versión Business, conocida anteriormente como Everest Corporate, permite controlar la configuración de los equipos en red local. Es ideal para pequeñas y medianas empresas que deseen hacer inventario de su hardware y detectar cambios.

AIDA64 Business Edition recoge los datos a través de la red y puede guardarlos en varios formatos fáciles de procesar: CSV, XML y SQL (para bases de datos). Con el Audit Manager de AIDA64 Business Edition, compilar un inventario es una tarea muy rápida.

La otra gran función de AIDA64 Business Edition consiste en vigilar cambios en la red. En caso de que el hardware o el software sufran modificaciones (o alguna licencia caduque), AIDA64 Business Edition envía alertas por correo electrónico.

El control remoto (para apagar, reiniciar o administrar equipos) y la detección de hardware completan la oferta de funciones de AIDA64 Business Edition. Para entornos empresariales, es una solución excelente.

Si quieres descargar este programa puedes dar clic AQUÍ

Total Network Inventory

Administrar una red local implica estar al tanto de todo lo que ocurre en muchos ordenadores, comprobando agujeros de seguridad y haciendo inventario de los componentes.

Total Network Inventory facilita mucho estas tareas a través de un asistente muy intuitivo y sin tener que instalar agentes remotos en los ordenadores de la red. El proceso es rápido y sencillo.

Una vez elegidas las redes locales o el intervalo de direcciones IP, Total Network Inventory realizará un escaneo en profundidad para obtener multitud de datos, como el hardware instalado, los procesos en ejecución y los parches aplicados al sistema.

Al completar el proceso, Total Network Inventory puede exportar un informe de aspecto elegante a formatos PDF, RTF, HTML, CSV o enviarlo por correo electrónico.

Si quieres descargar este programa puedes dar clic AQUÍ

Conclusiones

Los inventarios controlados, vigilados y detallados de los equipos de cómputo permiten que una institución o empresa distribuya adecuadamente sus recursos informáticos.

Recuerda, si eres la persona responsable de tener en orden cada uno de los elementos y equipos de la empresa, es mejor no complicarse la vida y llevar un buen control de inventarios que optimice la funcionalidad de la empresa.

Espero que este artículo te haya sido de utilidad ¿Tienes algún consejo para realizar un buen inventario? Compártelo con nosotros.

Updated: — 2:28 pm
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